子供が園や学校、塾、習い事などから次々ともらってくる、手紙や書類の数々。きっちり内容を把握し、分類し、保管するのはなかなか大変なことです。そこで活躍するのが、スマホや携帯のカメラ!写真に撮るだけのプリント管理方法をご紹介します。

学校のプリント管理法 - 必要事項を書き込んでから撮影してアプリ管理

まずは「その場で撮影」を習慣に

子供がプリント類を持ち帰ったら、なにはともあれまず撮影!というのが、この記事でご紹介するプリント管理法のキモ。写真に撮っておきさえすれば、その後プリントがどこかに紛れ込んでしまっても、捨ててしまっても無問題。撮影日付で、いつどんなプリントをもらってきたかも一目瞭然になります。

撮影したプリントは、そのまま処分するもよし、とりあえず場所を決めて保存しておくもよし。ただし、申し込みや返信が必要なものは、捨ててしまわないようにご注意を……。

自分なりのルールを作って、より運用しやすく

ただ、プリントや書類をすべて撮影するのでは、写真フォルダの中にプリントがたまっていくばかり。量が増えるにつれ、いざという時に必要な情報が探しづらくなりそうです。

そこで、内容によって撮影する・しないを決めるルールを作ると便利です。筆者の場合は、プリントをもらってきた段階でざっと目を通して

  1. あとから見返す必要がありそうな「残すもの」、
  2. 一度読んでおけばOKで見返す必要はなさそうな「残さないもの」、
  3. 申し込みや提出など「レスポンスが必要なもの」に分類します。

撮影するのは(1)と(3)です。

さらに(3)の「レスポンスが必要なもの」については、必要事項を書き込んでから撮影します。どういう内容で提出したか、の記録も残しておくためです。年次で提出する自治体や園・学校関連の書類では、この記録が大活躍。昨年のデータを参考に記入できるので、書類作成の時短にもなります。

撮影したプリントの整理保管には、アプリを活用

撮影したプリントの管理にはアプリを使うと、整理分類がしやすく便利です。「学校 プリント アプリ」といったキーワードで検索すると、便利そうなアプリが続々とヒットするので、ニーズに合うものを選ぶとよいでしょう。

筆者は、汎用メモアプリ「Evernote」の無料版を利用しています。子供の名前でノートブックを作り、そこへ子供関連の書類やプリントをどんどん撮影・保管。夫のアカウントからも閲覧できるよう設定しているので、家族間の情報共有も手軽です。

EvernoteにはOCR(高額文字認識)機能が備わっているので、アプリからカメラを起動して撮影すれば、プリント内の文字が検索可能になります。「どのプリントに書いてあったか思い出せない(汗)」というときに検索で見つけられるのは、紙のプリントではできないワザ。ただし、撮影時に文字がうまく認識されず検索結果に出てこないこともありますが……そこは無料版だから仕方ないか、と割り切っています。

なお、パスワードなどで保護されるとはいえインターネット上での保管なので、プライベートな情報が含まれる書類はアップしないようにしています。アプリに限らず、スマートフォンの写真フォルダをクラウド共有している場合も、この点は気をつけたほうがいいかもしれません。

プリントを「持ち歩ける」ようで、便利です!

プリントを撮影してデータにすると、紙の管理がラクになるだけでなく、いつでもどこでも内容を確認できるようになるのが最大のメリット。「今日の給食なんだっけ?」「今度の図工に用意するものは?」といったちょっとした情報を外出先ですぐに確認できるのは、思っていた以上に便利ですよ。

(文・タダエツコ)


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